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公文写作基础知识(二)
发布时间: 2012-02-16 新闻来源: 浏览次数:2034

(三)信息写作

1、定义:是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

2、定位:信息工作是各级党委、政府办公室履行参与政务,管理事务,综合服务职能的重要手段,是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文,但是对行政公文作用的必要补充;它不可能涵盖办公室的所有工作,但是办公室工作的重要组成部分;它不是辅助决策的唯一渠道,但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中,存在对信息工作定位及其理解的片面性,即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料,而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在乡镇和部门上报的信息中,多数是新闻报道式的会议信息,即ххх日开个什么会,хх领导讲了话,或者хх领导去检查什么工作,而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验,去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。在信息工作反映下情、辅助决策方面,昭通市政府办做得非常好,他们利用被列入国务院信息直报点的机遇,及时编写、上报各类信息,通过国务院领导批示等途径,促成了渔洞水库、巧威公路等重大建设项目中一些问题的解决,其中关于林业采伐政策的调研、扶贫攻坚进展情况等信息被国务院领导批示后促成了一些政策的出台。信息工作也先后获得省政府办公厅的特等奖、一等奖、二等奖。

3、发展趋势:随着政府职能从全能向有限、从管理型向服务型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快,以及经济社会的快速发展和信息时代的到来,信息工作显得越来越重要,面临的形势也在不断发生变化。主要体现为两个方面: 一是各级领导越来越重视信息工作。信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点,越来越受到各级领导的重视。近年来,从国务院到省、市政府领导及办公厅(室)领导都反复强调和要求,要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容,使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道。从国务院到省、市政府办公厅(室)都设立了一定比例的信息直报点,将一些重点省、市、县(区)列为直报点,便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中,提供真实、及时的决策参考。总的说来,信息工作已经逐步引起大家的高度重视。 二是政府工作越来越需要信息工作。首先,是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实,及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次,随着社会主义市场经济体制的日益完善,政府职能转变不断深化,政府决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策,对信息的需求量大、依赖程度高。第三,在经济全球化迅猛发展,经济转轨和社会转型加快的情况下,各种矛盾容易碰撞、激荡,社会容易失序,经济容易失调,人的心理容易失衡,新情况、新问题将层出不穷,领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息,以便预测走势,调整策略,指导决策。

 4、分类:第一大类是动态类。动态类信息主要指反映重要工作进展情况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态和社情民意等方面的简要信息。它的特点是一事一报,及时准确,文字精炼(一般不超过500字)。动态类信息又可细分为八个小类:一是上级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本地的贯彻落实情况;二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈;三是上级领导关注的重点工作情况;四是反映本地当前发展中一些较为突出的热点、难点问题;五是各地承担的一些重点工作的进展情况;六是各地最新灾情及救灾工作情况;七是反映各地政府工作中存在的突出困难;八是其他重大的社会动态和重要的社情民意。第二大类是综合类。综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况,进行汇总、分析所形成的信息,一般应有情况、有分析、有建议,主要目的是汇报工作、反映问题、建言献策。这类信息的特点是要素齐全(时间、地点、问题、经验、建议等),数据准确;主题鲜明,层次清晰;论据充分,不空发议论;平铺直叙,文字简炼(一般不超过2500字)。综合类信息主要分为五个小类:一是报告类。主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况,反映经济运行和社会发展中出现的需要上级领导了解的重要情况。二是反馈类。主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯彻落实情况。三是问题建议类。主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题,以及就某些重大问题向上级领导建言献策等。四是经验成效类。主要是对一些具有普遍性的重点、难点、热点问题,本地区有哪些独到的、值得上级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法。五是调研类。主要是围绕政府中心工作,组织开展一些考察、调研、研究活动形成的对上级有参考价值的材料。

5、当前各乡镇各部门信息上报中存在的突出问题:

主要存在五个方面的问题:

 一是认识有差距,发展不平衡。主要是指对信息工作的定位认识不到位,这是各乡镇各部门带共性的问题,也是当前信息工作存在的主要问题。最突出的现象是,由于大家还没有充分认识到信息工作反映下情、辅助决策的重要作用,把上报信息简单等同于新闻报道,信息内容单一、单薄,参考价值不大。从上报信息的量上看,各乡镇各部门在信息工作上做了大量工作,但采用率普遍不高。

二是针对性和时效性不强。一些乡镇和部门没有把信息工作的着眼点放在全县全局和重点工作的高度,进行提炼和综合,虽然报送的数量多,但上报信息与领导机关需求不对径,参考价值不大;收集信息的渠道不畅,情况掌握不及时,上报迟缓,导致一些重要信息时效性丧失。尤为突出的是,报喜的多,报忧的少(也就是说成效类信息过多,问题类的少,问题类即调研、综合类信息恰恰是上级关心的,采用率会高)。

三是综合调研类信息严重缺乏。可以说这是各级政府系统办公室信息和日常工作的软肋。因平常耽于事务,没有足够的时间主动深入基层或工作一线调研,没有形成深入调查研究的工作作风,见子打子,理性思考少。近一年来,除约稿信息外,各乡镇各部门基本没有主动上报综合调研类信息。上报的一些调研信息也缺乏深度,缺乏全局性的意见建议,辅助决策的参考价值不大。

四是重大突发信息报送迟缓,报送程序不规范。这个现象在各乡镇各部门都十分突出,在一定程度上给我们造成了工作被动。在突发公共事件和社会热点、难点方面尤为突出。还有不按程序规范上报的现象也比较突出。表现为:主管部门只按照行业管理规定向省市对口部门上报,而没有坚持先向政府办报告、统一口径后再对口上报。这样不仅造成相关部门上报口径不统一,还给工作造成了被动,往往是省市领导的批示下来了我们才知道,也对政府及政府领导的从政形象带来了不良影响。希望各级各部门高度重视重大突发事件的信息上报和处置,不要出现因迟报、瞒报、漏报、谎报信息行为受到批评和追究,争取工作的主动权。

五是写作质量有待提高。具体表现为四个缺乏:一是缺乏数据和素材支撑,上报的工作措施空洞乏味,上报的工作进展情况缺乏数据支撑。二是缺乏与相邻县区相比独到的、适宜在更大范围推广的经验性提炼(如微耕机推广、畜牧科技扶贫)。不注重挖掘和提炼工作中的亮点,总结不够深刻全面,精炼程度有待提高。三是缺乏深入调研的精神和心得,对信息辅助决策的作用认识不组(市办调研信息促进重大项目的落实、重大政策的调整)。四是缺乏对全局性重点工作、社会热点问题、领导关注事件的把握(要关注社情民意(当初两县撤并思潮)、关注重大政策实施后的反应、关注特殊重要工作。

8、怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作:一是注意以点带面,选好上报信息的角度。选择有新意、有价值、有效用的信息上报,角度抓得新,抓得巧,很快就能进入领导的决策视野,反之不然;六求是所反映的问题和提出的建议能够给人以启示,动态类信息要快速上报,以快带新;问题类信息要注意事物发展的新动向、新变化;经验建议类要注重现实性,要仅仅围绕工作中心,体现单位工作特色,力求有推广价值。二是要突出时效性,加快信息上报速度。收集要快,编写要快,上报要快,有预见性的东西要超前介入。三是切中领导需求,增强信息上报工作的贴近度,当前,要加强调研,在综合类信息报送上取得突破,努力实现信息工作的四个转向(单纯的动态类转为动态和综合类并重、动态信息向调研信息、反映情况向建言献策、报喜向喜忧兼报、喜忧并重)。过去有一个保守的观念,认为报忧就得忧,现在要转变为报忧解忧,促进问题解决,衡量的尺度是:由于客观因素或者上级政策执行过程中出现的问题均可上报,只要不是本地主观工作上出现的问题均可上报。在平常的执行工作中出现了问题,需要上级调整政策,我们一般采用专门的汇报方式,其实信息也是一种重要的汇报方式,不能忽略。三是结合实际,加强写作和上报中的薄弱环节。四是加强制度和队伍建设,要有人分管(分管领导定期不定期的召集研究,确定报送重点),有具体人员撰写,要建立激励机制。

9、信息与新闻的异同:

共同点:党政信息和新闻都是对客观事物的反映,都具有客观性、真实性、新鲜性、时效性,都能影响人们的认识和行动,在一定意义上讲都具有指导性。信息追求信息价值,新闻追求新闻价值,有的时候两者是相通的。比如国家最新做出的一些需要全社会周知的重大的决定,政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道。通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情,而这些指导性的意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层,可以在最短的时间内让基层领会其精神实质并组织实施。

广义的信息是对客观事物的表述(包括发生的和未发生的),而新闻是对已经发生的事情的表述,从广义上讲,信息包含了新闻。二者有四个共同点:一是都是对客观事物的反映和表述;二是都是受众预先未知的事情;三是都讲求新鲜、真实、准确;四是都有可传递性。

区别点:一是信息的包含量比新闻大。新闻只是新近所发生的,为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道,信息则是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式。这是最大的区别。信息稿件有超前性(趋势性的苗头问题,预测事物未来的发展方向和态势),新闻是对已经发生事情的报道,注重影响、导向,信息则侧重于告知,反映事物的存在和运动状态。二是信息的时效性要求不及新闻要求强。三是公开性上不同,新闻向社会公开,信息则分类上报、公开,专属性信息(如涉及国家安全)不能公开。四是信息提供的服务效果比新闻要直接。

写作上的不同(5个方面):

选材上:信息侧重于全局性、综合性、典型性、指导性,新闻侧重于知识性、趣味性、可读性。

标题上:信息为单标题,直白直观;新闻标题有多行标题(眉题、正题、副题)、两行标题(主标题、副标题)、单行标题三种形式,活泼,吸引眼球。(举例:1**局加强票据管理,信息的写法就是直入主体,一是二是;新闻标题则是:强化管理、强化检查、强化处罚(主标题)——**局以票管税堵塞税收暗流2、写我国农产品6月对日出口下降,信息的写法;新闻的标题和写法:豌豆被拒敲响第一声警钟(引题)--中国农产品6月对日出口下降18%3、举办建筑业职业技能大赛:你想一显身手吗?擂台上见分晓(引题)、我市举办建筑业职业技能大赛(主题)、获奖待遇(副题)。

结构上:信息主体直言表述,开门见山,直接由主体构成,较少用导语,字数100-300字左右,一段成篇;新闻稿由导语、背景、主体、结尾构成,包括何时、何地、何事、何因、何果五要素。

形式上:信息有相对固定的规范(动态类),一般采用一是二是三是…”的直接叙述方式,一就是一,二就是二,实事求是,忌讳随意粉饰,一般不允许估计基础上的模糊表达;新闻则活泼,无固定格式。

写作风格上:信息的语言平实、直叙、准确精炼、朴实庄重,事实准确,分析中肯,建议合理,忌用修辞手法。新闻力求可读性,可以采取多种文体,运用各种修辞手法(插叙、倒叙、比喻、夸张、讽喻、借代、映衬),讲究的是悬念感和新鲜感,给受众冲击力,激起阅读兴趣,扩大社会影响力。

 四、公文处理中几个需要注意的问题

(一)联合行文的问题

1、行政机关联合行文,主办机关排列在前,原则上文头、文号都用主办机关的,落款时几家单位都要落款并盖印(上行文可只盖主办机关的印)。如,食品药品监督管理局、工商局、卫生局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件,这项工作食品药品监督管理局是牵头单位,文件头和发文字号都用药监局的;另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件(切忌不能用黑头文件联发),但发文字号原则上用主办机关的。

2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。

3、联合行文一般用主办单位的文头和文号,一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。

4、会签,由主办单位首先签署意见,协办单位依次会签,一般不用复印件会签。

(二)部门和内设机构行文问题

政府各部门(包括议事协调机构),除以函的形式商洽工作、答复询问外,一般不得向下级政府正式行文,如确需行文,有两种处理方式:一是经县委、政府领导同意,由两办发文(如印发实施方案);二是部门自行行文,可以用《通知》等文种,但必须在正文前冠上经县政府同意这句话;三是有关议事工作机构(各种领导组、工作委员会)要向乡镇或部门行文,一般不能以办公室名义印发,如:要印发食品安全方面的文件,应以食安委的文头印发;要印发灾区卫生防疫方面的文件,应以爱国卫生运动委员会的文头印发,不要以爱卫办的文头印发;四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文,要与相应部门商洽工作,必须以函的形式,要安排内设某机构的专项工作,须以主管部门文件行文。

(三)数字和数值范围规范表述的问题

1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的百分之二十3/4不应写为四分之三

2、数值范围表述:数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较,百分比不可能大于1,只能小于或等于1。如表述“3%--8%”,不能写成“3—8%”,不能省略3后的百分号;用分数和整数表述数字范围时,也同理不能省略第一个数字后的单位,5-10万人不能写成5-10万人。

3、表述时间时段,一般不要表述为去年、今年、明年等,应表述出具体的年份,如2007年、2008年。

(四)规范用字用词的问题

在公文写作中,有许多字、词长期被混用,造成不统一、不规范的问题,要加强甄别和规范。如截止(到现在告一段落)和截至(事情还在继续发展)的使用;在表述其它通讯时,应为其他通信194910月以来的时段,不能用建国以来,应为新中国成立以来;制定与制订的准确使用,制订突出拟订、草拟、创制,对象多为方案、计划等,注重的是过程,制定突出确定下来、正式实施,多指路线、方针、政策、法令、规章等,注重的是结果;做出与作出,前为口语,强调具体的事,后者多为书面语;急待和亟待,前者指时间上的紧迫性,后者表示意义上的紧迫性,表明问题已经严重到了极点。

规范表述是一个长期学习积累的过程,要在工作中时时留心、总结。

(五)重要紧急公文的处理

1、如何界定重要公文:凡上级机关(党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及其部门)来文中标注特级急件字样和涉及重大事项的公文,各级领导的批示件,各级各部门上报的重大突发性事件的请示件,都界定为重要公文,根据紧急程度,规定办结时间办理。

2、分类:按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类,特急件要在24小时内办理完毕(如特提电报),急件在3日内办结,普通件在其要求的时间内办结。